COBURG

Die stille Revolution in der Verwaltung

Christine Jacob zeigt den Pater Noster für Akten im Studienbüro der Hochschule Coburg: Er wird immer leerer. Foto: JULIAN UEBE

Auch wenn jeder weiß, wie wichtig sie sind: Wer hat schon Lust darauf, sich mit Formalien zu beschäftigen? Die Digitalisierung bietet hier enorme Chancen, den Nutzerinnen und Nutzern das Leben zu erleichtern. Wie bürokratische Prozesse revolutioniert werden, zeigt das Beispiel der Studierendenverwaltung der Hochschule Coburg.

Acht Semester im Bachelor Architektur, sieben bei Zukunftstechnologien oder Versicherungswirtschaft: Für junge Menschen eine wundervolle Zeit, in der sie Wissen sammeln, im Praktikum üben, Freunde treffen und mit dem Abschluss dann einen Einstieg in erfolgreiche Karrieren haben. Das ist das reale Leben der Studierenden. Gleichzeitig existiert jedes Studierendenleben auch in der Welt der Dokumente, Daten und Fakten. Bescheinigungen. Bescheide. Es braucht Krankenversicherungsnachweise, Praktikumsnachweise, Zeugnisse. Urlaubsanträge, Anträge auf Anrechnung fremder Leistungen, Noten, Prüfungen, Genehmigungen undundund.

Wieviel Papier sich in so einem Studierendenleben wohl ansammelt? Zwei, drei, vier Ordner voll? Horst Hauguth lacht. „Mit den Unterlagen, die für die Lehre zur Verfügung gestellt werden: eher ein ganzer Schrank voll!“ Zumindest früher.

Online-Dienste statt Papierberge in der Studierendenverwaltung

Heute sei‘s etwa ein Terabyte Daten, berichtet der Informatiker aus dem IT-Zentrum (ITZ) der Hochschule Coburg. Er ist hier für das Team des Campus-Managementsystems PRIMUSS zuständig, das außer Coburg noch zehn weitere Hochschulen für die Studierendenverwaltung nutzen. Für alle stellt das Coburger PRIMUSS-Kernteam die Online-Module bereit – immer in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen. „Die Papier-Akten haben in den vergangenen Jahren rapide abgenommen“, sagt Daniela Kreissl-Jakob, die das Studienbüro der Hochschule leitet. Bewerbung, Zulassung und Einschreibung laufen elektronisch, alle Dokumente können online hochgeladen, alle Bescheide heruntergeladen werden. Dafür reicht ein Smartphone.

Wieder eine Mappe leer: Daniela Kreissl-Jakob packt sie zu den anderen. Foto: JULIAN UEBE

Während des digitalen Einschreibungsprozesses werden die Studierenden automatisch Nutzerinnen und Nutzer in den Plattformen der Hochschule mycampus und Moodle. Hier bekommen sie online beispielsweise Lehrmaterialien zum Lesen oder können an Video-Vorlesungen teilnehmen. „Verwaltung und Lehre hängen eng zusammen“, erklärt Frank Heublein vom Referat für Digitalisierung. Diese Abteilung hat Vizepräsidentin Professorin Jutta Michel vor zwei Jahren initialisiert, damit das Zusammenspiel in der elektronischen Welt funktioniert. „Für die Studierenden ist die Digitalisierung ein wichtiges Kriterium. Deshalb ist das für uns ein strategisch wichtiges Thema“, betont Michel. Das Referat ist ein Bindeglied. „Ob Fakultäten, Studien- oder Prüfungsbüro, Praktikumsbeauftragte oder IT“, sagt Frank Heublein, „wir arbeiten alle zusammen an dieser Geschichte, nur so können wir es packen. Digitalisierung ist ein Teamsport.“

Die kleine Krankenkassen-Revolution: Unter den ersten fünf Unis

Die Struktur der Prozesse wird nicht durch einzelne Fachabteilungen und ihre Grenzen vorgegeben, sondern durch den „studentlife cycle“, also das Studierendenleben vom ersten Kontakt mit der Hochschule bis zum Ende des Studiums. Dabei wird auch die Digitalisierung mit externen Partnern vorangetrieben. Die Hochschule Coburg gehört deutschlandweit beispielsweise zu den ersten fünf Unis und Hochschulen, die mit den Krankenkassen elektronische Nachweise austauschen. Kein Papier mehr.

Kein Scanner, kein großer Aufwand, kein Lärm

Daniela Kreissl-Jakob aus dem Studienbüro benutzt ganz oft das Wort „kein“: keine Scanner, kein großer Aufwand, kein Lärm. Die Prozesse sollen einfach und schnell funktionieren. Smart eben. Es ist eine stille Revolution.

Hochschul-Kanzler Dr. Matthias J. Kaiser ist überzeugt: „Dass unsere Services so weit digitalisiert und automatisiert sind, hat uns auch geholfen, mit unseren Studierenden gut durch die Corona-Zeit zu kommen.“ Er ist stolz auf die Kolleginnen und Kollegen, die da in kurzer Zeit „etwas Herausragendes“ geschafft haben, wie er sagt: „Dass man von der ganzen Welt aus in Coburg andocken kann, dass man sich bei uns einschreiben kann, ohne persönlich aufzutauchen – da gehören wir im Hochschulbereich absolut zu den Vorreitern.“ Die Digitalisierung entschlackt Verwaltungsprozesse, die juristisch fürs Examen zwar sehr wichtig sind – aber eben auch sehr lästig. „Es bedeutet Freiheit, wenn man das von überall aus ganz einfach erledigen kann.“ (red)

Horst Hauguth, Daniela Kreissl-Jakob und Frank Heublein arbeiten bereichsübergreifend zusammen, um die Digitalisierung d... Foto: Julian Uebe

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